Junk Mail là gì? Cách nhận biết, xử lý và hạn chế thư rác

Email là công cụ quan trọng trong trao đổi thông tin, đặc biệt với doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải email nào gửi đến cũng cần thiết. Quảng cáo không mong muốn, thư gửi hàng loạt hay email đáng ngờ có thể khiến Inbox bị quá tải và tiềm ẩn rủi ro bảo mật. Đây là lý do các dịch vụ email sử dụng bộ lọc Junk Mail để phân loại thư. Vậy Junk Mail là gì, email trong thư mục này có nguy hiểm không và làm thế nào để hạn chế email hợp lệ bị chuyển nhầm vào thư rác? Cùng Viettel IDC tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Junk Mail là gì?

Junk Mail là thuật ngữ dùng để chỉ những email không mong muốn, thường được hệ thống email nhận diện và chuyển vào thư mục thư rác thay vì Inbox. Nội dung của các email này có thể là quảng cáo không được yêu cầu, email gửi hàng loạt, thông tin tiếp thị hoặc những thư có dấu hiệu đáng ngờ.

Trong nhiều dịch vụ email, Junk Mail còn được gọi là Junk Email hoặc được sử dụng gần nghĩa với Spam Mail. Tên gọi có thể khác nhau tùy nền tảng nhưng mục đích chính vẫn là giúp người dùng tách những email không mong muốn khỏi các thư cần thiết.

Điểm quan trọng là một email nằm trong thư mục Junk Mail không đồng nghĩa chắc chắn đó là email độc hại. Hệ thống lọc email hoạt động dựa trên nhiều dấu hiệu để đánh giá khả năng một thư là Spam hoặc không đáng tin cậy. Vì vậy, đôi khi một email hợp lệ vẫn có thể bị nhận diện nhầm và chuyển vào Junk.

Microsoft cho biết Junk Email Filter của Outlook đánh giá email đến dựa trên nhiều yếu tố, trong đó có thông tin về người gửi, thời điểm gửi và nội dung thư. Những thư bị nghi là Junk sẽ được chuyển sang thư mục Junk Email thay vì Inbox.

Junk Mail có nguy hiểm không?

Junk Mail không phải lúc nào cũng nguy hiểm. Một email quảng cáo không mong muốn có thể chỉ gây phiền nhiễu mà không chứa nội dung độc hại. Tuy nhiên, Spam cũng là một trong những phương thức thường được sử dụng để phát tán email lừa đảo và nội dung độc hại. Người dùng nên thận trọng khi mở những email đáng ngờ, đặc biệt khi thư yêu cầu cung cấp thông tin hoặc thực hiện giao dịch.

Một số rủi ro phổ biến gồm:

- Phishing: Giả mạo ngân hàng, doanh nghiệp hoặc dịch vụ quen thuộc để lấy thông tin đăng nhập.

- Malware: Dẫn đến hoặc chứa nội dung có mã độc.

- Lừa đảo tài chính: Yêu cầu chuyển tiền, thanh toán hoặc cung cấp thông tin thẻ.

- Đánh cắp tài khoản: Dẫn người dùng đến Website giả mạo để lấy tài khoản và mật khẩu.

Khi nhận được email trong Junk Mail, người dùng nên kiểm tra người gửi và nội dung trước khi tương tác. Đặc biệt, không nên nhấp vào liên kết hoặc mở tệp đính kèm nếu chưa xác định được nguồn gửi.

Cách kiểm tra email có bị vào Junk Mail không?

Khi chờ một email quan trọng nhưng không thấy trong Inbox, Junk Mail là một trong những vị trí đầu tiên cần kiểm tra. Tuy nhiên, nếu email không nằm ở đây, người dùng cũng cần xem xét các yếu tố khác như bộ lọc, quy tắc email, địa chỉ người gửi hoặc hệ thống quản trị mail của doanh nghiệp.

Kiểm tra thư mục Junk Mail

Cách đơn giản nhất là mở thư mục Junk Email hoặc Spam trong ứng dụng email đang sử dụng. Tên thư mục có thể khác nhau tùy nền tảng. Outlook thường sử dụng tên Junk Email, trong khi một số dịch vụ khác sử dụng Spam hoặc Junk.

Sau khi mở thư mục, có thể tìm kiếm theo địa chỉ người gửi, tiêu đề email hoặc khoảng thời gian nhận thư. Nếu tìm thấy email cần thiết, không nên chỉ kéo thư trở lại Inbox rồi bỏ qua nguyên nhân. Hãy đánh dấu thư là Not Junk nếu nền tảng hỗ trợ tính năng này. Thao tác này giúp hệ thống biết rằng email đó không nên được phân loại là thư rác.

Kiểm tra bộ lọc và danh sách người gửi

Nếu email thường xuyên bị chuyển vào Junk, hãy kiểm tra danh sách Blocked Senders, Safe Senders và các quy tắc lọc email. Một địa chỉ hoặc tên miền nằm trong danh sách bị chặn có thể khiến email từ nguồn đó được chuyển thẳng vào Junk. Ngược lại, việc thêm người gửi đáng tin cậy vào Safe Senders có thể giúp email của họ được ưu tiên vào Inbox.

Microsoft cho biết email từ địa chỉ hoặc tên miền nằm trong Safe Senders List sẽ không bị chuyển vào Junk theo cơ chế của danh sách này. Tuy nhiên, với tài khoản doanh nghiệp được quản trị tập trung, chính sách phía máy chủ hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Kiểm tra thông tin người gửi

Đừng chỉ nhìn tên hiển thị của người gửi. Hãy kiểm tra địa chỉ email đầy đủ và tên miền phía sau. Đặc biệt với email yêu cầu thanh toán, cung cấp thông tin tài khoản hoặc đăng nhập, việc kiểm tra địa chỉ người gửi là bước quan trọng trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào.

Kiểm tra Email Header

Trong trường hợp cần xác định sâu hơn nguyên nhân email bị phân loại, quản trị viên có thể kiểm tra Email Header. Với môi trường doanh nghiệp, Email Header có thể hỗ trợ quản trị viên xác định đường đi của thư và kiểm tra các kết quả xác thực như SPF, DKIM hoặc DMARC.

Cách hạn chế email bị chuyển vào Junk Mail

Email bị chuyển vào Junk có thể xảy ra do nhiều yếu tố khác nhau, vì vậy không có một thao tác duy nhất đảm bảo mọi email đều vào Inbox. Với doanh nghiệp, cần áp dụng các cách sau: 

- Cấu hình SPF, DKIM và DMARC: Việc cấu hình đúng các cơ chế này giúp tăng khả năng xác minh nguồn gửi và giảm nguy cơ Domain bị lợi dụng để giả mạo.

- Duy trì uy tín Domain và IP gửi: Doanh nghiệp nên kiểm soát nguồn gửi, tránh để tài khoản email bị chiếm quyền và hạn chế các hoạt động gửi email bất thường.

- Xây dựng danh sách người nhận chất lượng: Doanh nghiệp nên ưu tiên những người đã đăng ký nhận thông tin hoặc có mối quan hệ rõ ràng với thương hiệu. 

- Tối ưu nội dung email: Không nên lạm dụng các tiêu đề gây giật gân, nội dung quá quảng cáo hoặc liên kết không liên quan. Email cần thể hiện rõ người gửi là ai, mục đích gửi thư và người nhận có thể làm gì tiếp theo.

- Hạn chế tệp đính kèm và liên kết không cần thiết: Doanh nghiệp chỉ nên đưa vào email những liên kết thực sự phục vụ mục đích của thư. Tệp đính kèm cũng cần có nguồn gốc rõ ràng và phù hợp với nội dung trao đổi.

Junk Mail khác Spam Mail như thế nào?

Junk Mail và Spam Mail thường được sử dụng với ý nghĩa tương đương để chỉ những email không mong muốn.

Có thể hiểu đơn giản:

- Spam Mail: Thuật ngữ phổ biến để chỉ email rác hoặc email không được yêu cầu.

- Junk Mail: Thường được dùng để chỉ email bị hệ thống đánh giá là thư rác hoặc tên thư mục chứa những email này.

Vì vậy, không nên xem Junk Mail và Spam Mail là hai loại email hoàn toàn khác nhau. Sự khác biệt chủ yếu nằm ở cách gọi và cách từng nền tảng sử dụng thuật ngữ.

Điều quan trọng hơn là phân biệt email không mong muốn với email độc hại. Một email quảng cáo có thể chỉ gây phiền nhiễu, trong khi email Phishing hoặc Malware có thể gây ra rủi ro bảo mật. Do đó, người dùng không nên chỉ dựa vào việc email nằm trong Junk hay Inbox để đánh giá mức độ an toàn. Cần kiểm tra người gửi, nội dung, liên kết và tệp đính kèm trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào.

Kết luận

Hiểu rõ Junk Mail là gì sẽ giúp người dùng nhận biết và xử lý email không mong muốn đúng cách. Với doanh nghiệp, cấu hình xác thực email, quản lý nguồn gửi và duy trì danh sách người nhận chất lượng là những yếu tố quan trọng để hạn chế email hợp lệ bị chuyển vào thư rác. Đồng thời, kết hợp bộ lọc Spam với các biện pháp bảo mật phù hợp sẽ giúp hệ thống email an toàn và ổn định hơn.

Để tìm hiểu thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ đến Viettel IDC:

- Hotline: 1800.8088 (miễn phí cước gọi)

- Fanpage: https://www.facebook.com/viettelidc

- Website: https://viettelidc.com.vn/

Viettel IDC - Nhà cung cấp dẫn đầu về giải pháp Trung tâm dữ liệu và Điện toán đám mây tại Việt Nam