Các nền tảng làm việc số có bảo mật không? Rủi ro và cách phòng tránh

Nền tảng làm việc số giúp nhân viên truy cập tài liệu và phối hợp công việc ở nhiều địa điểm, nhưng cũng đặt ra câu hỏi về an toàn dữ liệu. Các nền tảng làm việc số có bảo mật không, và doanh nghiệp cần kiểm tra những gì trước khi lựa chọn? Cùng Viettel IDC tìm hiểu các lớp bảo vệ, rủi ro và cách sử dụng nền tảng an toàn hơn.

Giải đáp các nền tảng làm việc số có bảo mật không?

Có. Các nền tảng làm việc số được thiết kế bảo mật nghiêm ngặt với những cơ chế bảo vệ tài khoản và dữ liệu như xác thực người dùng, phân quyền truy cập và mã hóa. 

Tuy nhiên, sự hiện diện của các tính năng này không đồng nghĩa mọi nền tảng đều đạt cùng mức độ an toàn. Khả năng bảo vệ còn phụ thuộc vào tính năng mà nhà cung cấp triển khai, gói dịch vụ doanh nghiệp chọn và cách hệ thống được cấu hình trong thực tế.

Dữ liệu trên nền tảng làm việc số được bảo vệ như thế nào?

Bảo mật môi trường làm việc số là bảo vệ các hoạt động công việc trên những công cụ nhân viên sử dụng hằng ngày. Đặc biệt là ứng dụng SaaS trên trình duyệt, ứng dụng cài trên máy tính, bộ công cụ cộng tác và các dịch vụ chia sẻ tệp được kết nối. Bảo mật nền tảng làm việc số dựa trên nhiều cơ chế phối hợp để kiểm soát người truy cập, bảo vệ nội dung dữ liệu và duy trì khả năng khôi phục khi có sự cố.

Xác thực tài khoản và phân quyền truy cập

Đây là một trong những yếu tố cốt lõi quyết định nền tảng làm việc số có an toàn không. Xác thực tài khoản là bước kiểm tra danh tính trước khi cho người dùng vào nền tảng. Hệ thống đối chiếu thông tin đăng nhập và, nếu doanh nghiệp bật xác thực đa yếu tố (MFA), yêu cầu thêm một hình thức xác minh như ứng dụng xác thực hoặc khóa bảo mật. 

Nhờ đó, người biết mật khẩu vẫn khó đăng nhập nếu không vượt qua bước xác minh tiếp theo. Nghiên cứu của Microsoft trên người dùng Azure Active Directory ghi nhận MFA làm giảm 99,22% nguy cơ tài khoản bị chiếm quyền trong phạm vi dữ liệu được khảo sát.

Sau khi xác thực, phân quyền truy cập quyết định tài khoản được làm gì với từng tài nguyên. Quản trị viên gán quyền theo vai trò, phòng ban hoặc nhóm dự án; hệ thống kiểm tra quyền mỗi khi người dùng mở, sửa, tải xuống hay chia sẻ tệp. 

Ví dụ, nhân viên dự án được chỉnh sửa tài liệu của nhóm mình, còn người ngoài nhóm chỉ được xem khi có quyền chia sẻ phù hợp. Quyền cũng cần được điều chỉnh khi nhân sự đổi vị trí hoặc rời doanh nghiệp.

Mã hóa dữ liệu khi truyền và lưu trữ

Mã hóa dữ liệu khi truyền và lưu trữ là một trong những cách bảo mật nền tảng làm việc số cho doanh nghiệp cốt lõi. Mã hóa là quá trình biến nội dung dữ liệu thành dạng không đọc được nếu thiếu khóa giải mã phù hợp.  

Với dữ liệu đang truyền qua mạng, các giao thức như TLS bảo vệ nội dung trao đổi giữa thiết bị của người dùng và nền tảng. Với dữ liệu đang lưu trên hệ thống, mã hóa bảo vệ nội dung ở lớp lưu trữ. Hai cơ chế xử lý hai thời điểm khác nhau, vì dữ liệu được bảo vệ trên máy chủ vẫn cần được bảo vệ khi truyền đến người dùng.

Tuy nhiên, mã hóa vẫn cần đi cùng kiểm soát quyền tải xuống và chia sẻ. Nền tảng phải giải mã tài liệu cho người đã được cấp quyền sử dụng, nên dữ liệu vẫn có nguy cơ lộ nếu tài khoản hợp lệ chia sẻ tệp sai đối tượng. Đây là lý do bảo mật trong môi trường làm việc số không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mã hóa mà còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp quản lý quyền sử dụng dữ liệu.

Sao lưu, khôi phục và ghi nhận hoạt động

Ngay cả khi truy cập được kiểm soát, dữ liệu vẫn có nguy cơ bị xóa nhầm hoặc bị mã độc làm hỏng. Mức độ bảo vệ phụ thuộc vào tần suất tạo bản sao, nơi lưu và khả năng khôi phục đã được kiểm tra thực tế. Trong khảo sát của Sophos năm 2024 trên các tổ chức bị mã độc tống tiền, 94% cho biết kẻ tấn công đã tìm cách xâm hại bản sao lưu và 57% số nỗ lực ấy thành công.

Sao lưu, khôi phục và ghi nhận hoạt động là yếu tố quan trọng để bảo vệ dữ liệu trên nền tảng làm việc số, bởi các biện pháp ngăn truy cập trái phép không loại bỏ hoàn toàn nguy cơ xóa nhầm, hỏng dữ liệu hoặc tấn công bằng mã độc. Bản sao lưu giúp phục hồi thông tin sau sự cố, còn nhật ký hoạt động cho biết tài khoản nào đã truy cập, thay đổi quyền hoặc thực hiện thao tác quản trị. Nhờ đó, tổ chức có cơ sở xử lý nguyên nhân, thay vì chỉ đưa dữ liệu trở lại trạng thái sử dụng được.

Những rủi ro bảo mật trong môi trường làm việc số doanh nghiệp cần lưu ý

Khi làm việc trên nền tảng số, dữ liệu doanh nghiệp được truy cập qua nhiều thiết bị, mạng và ứng dụng khác nhau, khiến phạm vi cần bảo vệ mở rộng. Bảo mật khi làm việc từ xa đòi hỏi tổ chức kiểm soát cả tài khoản, thiết bị và quyền chia sẻ để hạn chế những rủi ro dưới đây.

Cách bảo mật nền tảng làm việc số cho doanh nghiệp

Một nền tảng có nhiều tính năng bảo vệ vẫn cần quy trình vận hành rõ ràng. Doanh nghiệp phải xác định dữ liệu nào cần kiểm soát chặt, ai được truy cập, thiết bị nào được kết nối và cách phản ứng khi phát hiện dấu hiệu bất thường.

Xây dựng chính sách an ninh mạng cho môi trường làm việc số

Chính sách an ninh mạng cần quy định cách sử dụng tài khoản, thiết bị và dữ liệu trên các công cụ như email doanh nghiệp, ứng dụng cộng tác và kho lưu trữ đám mây. Trước tiên, doanh nghiệp phân loại dữ liệu theo mức độ nhạy cảm, chẳng hạn tài liệu công khai, tài liệu nội bộ, hợp đồng và hồ sơ khách hàng. Từ đó, mỗi loại dữ liệu được gắn với quy tắc chia sẻ, thời gian lưu giữ và người có quyền phê duyệt truy cập.

Chính sách cũng cần nêu rõ ứng dụng nào được phép kết nối với nền tảng, điều kiện sử dụng thiết bị cá nhân (BYOD) và quy trình báo cáo sự cố. Chẳng hạn, nhân viên cần biết có được chuyển tài liệu sang email riêng hay không và phải liên hệ với ai nếu gửi nhầm liên kết chứa dữ liệu khách hàng. 

Đào tạo nhân viên nhận diện và báo cáo rủi ro

Nội dung đào tạo nên bám sát những tình huống nhân viên gặp trên nền tảng: email phishing giả trang đăng nhập, tin nhắn mạo danh quản trị viên yêu cầu cung cấp mã MFA hoặc ứng dụng bên thứ ba xin quyền đọc toàn bộ tệp. Nhân viên cần biết cách kiểm tra yêu cầu bất thường, báo cáo bằng kênh nội bộ và xử lý ngay nếu đã cung cấp thông tin đăng nhập.

Khi thay đổi chính sách chia sẻ tệp, triển khai công cụ mới hoặc ghi nhận một hình thức lừa đảo, bộ phận phụ trách cần cập nhật hướng dẫn cho đúng nhóm nhân sự. Có thể tổ chức diễn tập phishing để xác định bộ phận nào cần hỗ trợ thêm, nhưng kết quả nên phục vụ cải thiện quy trình thay vì chỉ đánh giá lỗi cá nhân.

Quản lý danh tính và phân quyền theo vai trò

Hệ thống quản lý danh tính và truy cập (IAM) giúp doanh nghiệp quản lý tài khoản tập trung. Khi kết hợp đăng nhập một lần (SSO) với xác thực đa yếu tố (MFA), nhân viên sử dụng danh tính công việc để truy cập các ứng dụng được phê duyệt, còn quản trị viên có một đầu mối để khóa tài khoản khi cần. Theo Microsoft Digital Defense Report 2024, các phương thức MFA hiện đại làm giảm 99,2% nguy cơ danh tính bị chiếm quyền trong phạm vi Microsoft phân tích. 

Sau xác thực, phân quyền theo vai trò (RBAC) giới hạn tài liệu và chức năng mà từng nhóm được sử dụng. Quyền xem, chỉnh sửa, tải xuống, chia sẻ ra ngoài và quản trị hệ thống cần được tách biệt; một người được xem hồ sơ khách hàng không nhất thiết phải được xuất toàn bộ danh sách. Khi nhân viên chuyển bộ phận hoặc nghỉ việc, quyền trên nền tảng và các ứng dụng tích hợp phải được rà soát, thu hồi cùng lúc.

Cập nhật và kiểm soát thiết bị truy cập

Lỗ hổng ở hệ điều hành, trình duyệt, ứng dụng cộng tác hoặc tiện ích mở rộng đều có thể ảnh hưởng đến dữ liệu công việc. Doanh nghiệp cần quản lý bản vá cho thiết bị của nhân viên, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp công bố chính sách cập nhật nền tảng và thông báo các lỗ hổng bảo mật liên quan. Với thiết bị cá nhân, quy định truy cập cần nêu rõ yêu cầu về khóa màn hình, mã hóa ổ đĩa và phiên bản phần mềm được hỗ trợ.

Công cụ quản lý thiết bị di động (MDM) hỗ trợ áp dụng cấu hình bảo mật và thu hồi dữ liệu công việc trên thiết bị thuộc phạm vi quản lý. Giải pháp phát hiện và ứng phó trên thiết bị đầu cuối (EDR) giúp theo dõi dấu hiệu mã độc hoặc hành vi bất thường. Khi lựa chọn nền tảng, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng kết hợp các công cụ này với chính sách truy cập, để thiết bị không đạt yêu cầu bảo mật không mặc nhiên được mở dữ liệu nhạy cảm.

Lựa chọn nền tảng làm việc số có năng lực bảo mật được kiểm chứng

Năng lực bảo mật của nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến cách dữ liệu được lưu trữ, kiểm soát và bảo vệ trong suốt quá trình sử dụng. Khi lựa chọn nền tảng, doanh nghiệp cần xem xét cả hạ tầng lưu trữ, cơ chế bảo vệ dữ liệu và khả năng giám sát vận hành.

Viettel Workspace lưu trữ dữ liệu tại hệ thống Data Center của Viettel IDC đặt ở Việt Nam, đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn thông tin và quy định pháp luật về lưu trữ dữ liệu. Giải pháp được trang bị phân quyền truy cập, mã hóa, chống spam và virus đối với email, cùng hoạt động giám sát vận hành 24/7. 

Tìm hiểu thêm tại: https://viettelidc.com.vn/viettel-workspace/

Kết luận

Các nền tảng làm việc số có bảo mật không phụ thuộc vào năng lực của nhà cung cấp và cách doanh nghiệp quản lý quyền truy cập, thiết bị, dữ liệu. Chọn giải pháp có cơ chế bảo vệ rõ ràng và duy trì chính sách sử dụng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp làm việc linh hoạt mà vẫn kiểm soát được thông tin quan trọng.