Địa chỉ email chuyên nghiệp của công ty – Lựa chọn đúng đắn ngay từ đầu

19/10/2019

Một địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu gắn liền với tên miền doanh nghiệp có thể giúp nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp đó và tăng độ nhận diện thương hiệu bằng cách giúp bạn tạo dựng hình ảnh nhất quán về thương hiệu, từ danh thiếp, các tài khoản truyền thông xã hội cho đến website của mình.

 

Một cuộc khảo sát trực tuyến của Verisign, công ty nổi tiếng thế giới về tên miền và an ninh mạng, thực hiện tháng 6/2016 cho thấy, 2/3 người được khảo sát cho rằng địa chỉ email mang tên thương hiệu đáng tin cậy hơn địa chỉ email miễn phí. Do vậy, khi lựa chọn địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu, bạn có thể muốn cân nhắc những điều sau:

Xác định nhu cầu sử dụng email của bạn là gì

Trước khi bắt tay vào việc thiết lập các địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu, điều quan trọng đầu tiên là phải tư duy tại sao doanh nghiệp của bạn cần một địa chỉ như vậy, và bạn sẽ sử dụng nó cho những mục đích gì. Ví dụ: Bạn sử dụng nó để trả lời các thắc mắc của khách hàng? Hay bạn sử dụng nó để giao tiếp với khách hàng liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ mới?

Xác định cách thức sử dụng email như thế nào

Hãy nghĩ xem hiện tại và trong tương lai bạn sẽ sử dụng email như thế nào. Có thể mới đầu bạn chỉ muốn lập một vài email cho các nhân viên nòng cốt trong công ty, ví dụ: tennhanvien@tendoanhnghiep.com.

Khi công ty lớn mạnh lên, bạn lại muốn tạo ra các hộp thư chung cho mỗi nhóm trong công ty, chẳng hạn như hopthu@tendoanhnghiep.com, để những thắc mắc/yêu cầu của khách hàng được chuyển thẳng đến nhóm nhân viên phù hợp và có thể được phúc đáp nhanh chóng với các thông tin chuẩn xác. Hộp thư chung cũng giúp làm giảm sự lệ thuộc vào một số cá nhân cụ thể, những người có khi đang ngập trong các vấn đề cấp bách khác của doanh nghiệp.

Lựa chọn được công cụ email phù hợp có thể cho phép bạn khởi đầu khiêm tốn và có thể mở rộng khi số lượng nhân viên và quy mô doanh nghiệp gia tăng.

Đưa ra lựa chọn

Trừ khi bạn là một chuyên gia về công nghệ thông tin, còn nếu không, bạn có lẽ sẽ không muốn lắp đặt máy chủ riêng hay hệ thống tầng sau (backen system) để lưu trữ  email của doanh nghiệp mình, thế nên lựa chọn giải pháp thuê hosting có thể vừa tiết kiệm chi phí, vừa tạo cơ hội cho bạn tiếp cận với kiến thức và sự hỗ trợ của các chuyên gia. Dưới đây là một số giải pháp thuê hosting cho email để bạn cân nhắc:

Ứng dụng email miễn phí

• Lý tưởng với các doanh nghiệp có nhu cầu mở nhiều địa chỉ email cá nhân

• Lợi thế: lắp đặt và sử dụng đơn giản cho người mới bắt đầu. Các ứng dụng email miễn phí như Thunderbird đưa ra một vài plugins có thể rất hữu ích nếu doanh nghiệp của bạn cần một số tính năng bổ sung như tìm kiếm thông minh (smart searches) hay thư mục tùy chọn để sắp xếp thư.

• Hạn chế: dịch vụ khách hàng có thể bị hạn chế và không đáp ứng được một số nhu cầu của bạn

Giải pháp email tính phí

• Thông thường được yêu cầu đối với các hộp thư chung (shared inbox)

• Lợi thế: Có thể cung cấp số lượng tính năng ngày càng gia tăng như lịch tích hợp, quản lý công việc và địa chỉ liên hệ, cùng với bộ nhớ lưu trữ mở rộng và tăng cường bảo mật.

• Hạn chế: nếu phần lớn các tính năng không được tận dụng triệt để thì mức chi phí bỏ ra có thể coi là cao

Dịch vụ email do nhà cung cấp web hosting/chủ tên miền quản lý

•  Là sự kết hợp giữa hai lựa chọn trên

• Điểm mạnh: không tốn quá nhiều chi phí khi lựa chọn một số nhà cung cấp khuyến mại thêm dịch vụ email miễn phí đi kèm gói đăng ký tên miền trả phí, dễ dàng thiết lập, và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt.

• Hạn chế: Có thể phải trả phụ phí cho các tiện ích lưu trữ và sao lưu dự phòng hoặc các tính năng bổ sung khác như Microsoft Office

Dựa trên khảo sát trực tuyến tháng 6 năm 2016 của Verisign, 78% người được hỏi đồng quan điểm là họ sẽ tin tưởng một email từ một địa chỉ email mang tên thương hiệu doanh nghiệp so với một email miễn phí. Hiện nay có muôn vàn lựa chọn tiềm năng cho các doanh nghiệp đang muốn lập một địa chỉ email chuyên nghiệp mang tên thương hiệu. Trước khi lựa chọn một dịch vụ email, bạn có thể cần đánh giá về doanh nghiệp – ở hiện tại và triển vọng tăng trưởng mà bạn ước đoán trong tương lai.  

Nếu bạn đang phân vân về việc chọn một giải pháp email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể tìm hiểu thêm tại: https://viettelidc.com.vn/web-email-hosting/ hoặc liên hệ 1800 8088 để được Viettel IDC tư vấn!

 

Tin liên quan

15/01/2021

Trí tuệ nhân tạo AI và tiềm năng ứng dụng đa lĩnh vực năm 2021

Ngày nay, AI được định nghĩa là sự mô phỏng các quá trình suy nghĩ và học tập của con người cho máy móc, đặc biệt là các hệ thống máy tính. Các quá trình này bao gồm việc học tập (thu thập thông tin và các quy tắc sử dụng thông tin), lập luận (sử dụng các quy tắc để đạt được kết luận gần đúng hoặc xác định), và tự sửa lỗi.

09/01/2021

[Bạn có biết?] Những ứng dụng tuyệt vời của công nghệ điện toán đám mây trong doanh nghiệp

Chuyên mục "Bạn có biết?" tháng 01/2021 của Viettel IDC lần này sẽ cung cấp cho các bạn những kiến thức cơ bản về "Những ứng dụng tuyệt vời của công nghệ điện toán đám mây trong doanh nghiệp", cùng đón đọc nhé!

07/01/2021

Kỹ sư IT - Nghề HOT nhất năm 2020 trong bối cảnh doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số

Năm 2020 với nhiều biến động đã qua đi, chúng ta hãy cùng nhìn lại xem thị trường nhân sự IT có những biến chuyển gì nhé. Nhìn chung, doanh số, tốc độ tăng trưởng, cũng như nhu cầu tuyển dụng của các công ty trong ngành IT có dấu hiệu hồi phục và tăng trưởng trở lại sau đại dịch Covid-19.

07/01/2021

Thuê VPS Mỹ, hãy chọn những nhà cung cấp lớn và uy tín

​Bạn có Website cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho thị trường Mỹ. Bạn cần thuê VPS Mỹ hoặc những vùng lân cận để gia tăng tốc độ tải cho Website của mình. Đừng bỏ qua vì bài viết này là dành cho bạn. Qua bài viết, chúng tôi sẽ giúp bạn đưa ra ý tưởng phù hợp nhất khi lựa chọn thuê VPS Mỹ cho mục đích sử dụng của mình. Hãy cùng xem nhé.

07/01/2021

Viettel IDC - Điểm dừng chân cho nhu cầu thuê Cloud Server SSD tại Việt Nam

​Có lẽ phần lớn bạn đọc khi đọc đến bài viết này đều biết và hiểu định dạng ổ cứng SSD là gì rồi. Vậy bạn sẽ đánh giá thế nào khi Cloud Server kết hợp với ổ cứng SSD? Cloud Server vốn dĩ đã mang lại hiệu năng cao khi sử dụng. Nhưng chắc chắn với những lợi thế mà ổ cứng SSD mang lại, Cloud Server dường như sẽ như hổ mọc thêm cánh.

07/01/2021

Nếu được chọn lựa, bạn sẽ chọn VPS giá rẻ cho sinh viên hay VPS miễn phí?

VPS giá rẻ cho sinh viên là tên gọi chung cho dịch vụ lưu trữ giá rẻ trên thị trường hiện nay. Có khá nhiều nhà cung cấp dịch vụ này trên thị trường. Tuy nhiên, bên cạnh đó chúng ta cũng có các hình thức cung cấp VPS miễn phí. Vậy liệu rằng VPS giá rẻ cho sinh viên sẽ hơn VPS miễn phí ở những điểm nào?

07/01/2021

Bạn cần lưu ý những điều gì khi thuê VPS có GPU?

​Nếu bạn là một người thường xuyên sử dụng các game đồ hoạ nặng, treo máy trong thời gian dài thì giải pháp thuê VPS có GPU là một sự lựa chọn phù hợp. Ngoài vấn đề hiệu năng được giải quyết nhờ GPU, bạn còn có thể bảo vệ phần cứng của mình khỏi những vấn đề hưu hỏng khi sử dụng trong thời gian dài.

05/01/2021

Báo cáo về thị trường Điện toán đám mây tại Việt Nam năm 2020

Thị trường Điện toán đám mây năm 2020 đã được những chuyên gia trong ngành dự đoán trước về sự bùng nổ phát triển, đặc biệt là khi đại dịch Covid-19 diễn ra từ đầu năm đến nay khiến nhu cầu về công nghệ của doanh nghiệp trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Chính vì điều này, thị trường Điện toán đám mây đã tăng trưởng nhanh chóng và đạt được những thành công nhất định, không chỉ trên thế giới mà cả ở Việt Nam trong năm nay.

05/01/2021

Doanh nghiệp nên tự xây dựng Cloud Server hay đi thuê?

​Xây dựng Cloud Server trên thực tế là một công việc phức tạp và tốn kém cả về nguồn lực và chi phí. Do đó, không phải doanh nghiệp nào cũng nên tự xây dựng Cloud Server dành riêng cho mình. Bài viết dưới đây, Viettel IDC sẽ phân tích giúp bạn những vấn đề bạn nên lường trước khi xây dựng Cloud Server và trong trường hợp nào thì doanh nghiệp bạn phù hợp để làm như vậy nhé.

05/01/2021

Nên chọn nhà cung cấp Việt Nam hay nước ngoài khi thuê VPS?

​Nhu cầu thuê VPS để sử dụng ngày càng nhiều. Tuy nhiên, đa phần mọi người đều “mắc kẹt” giữa việc lựa chọn thuê VPS của nhà cung cấp Việt Nam hay nước ngoài. Nếu bạn cũng đang trong trạng thái mông lung như vậy thì bài viết này là dành cho bạn. Qua bài viết này, Viettel IDC sẽ phân tích và đưa ra góc nhìn đa chiều giúp bạn có thể đưa ra quyết định xoay quanh vấn đề nay nhé.